El Proceso Administrativo

Empresa

Autor: Grupo TALENTUM

El proceso administrativo es una herramienta primordial y esencial aplicada en el seno de las organizaciones.  Podemos definirlo como un proceso continuo; una serie o secuencia de acciones  interconectadas,  regidas por reglas  y políticas claramente establecidas, con la finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de todos los recursos de la organización para el logro de los objetivos mediante el desarrollo de 4 actividades estratégicas de: planeación, organización, dirección y control.

 


 

Etapas y Fases del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla mediante un ciclo que consta de 4 etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.). Las mismas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa. Estas etapas a su vez, son divididas en dos grandes fases:​

  • Fase mecánica: En esta fase se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo. Lo componen 2 etapas: Planificación (respondiendo en ella al ¿Qué se debe hacer?) y Organización (respondiendo al ¿Cómo se debe hacer?)
  • Fase dinámica: En esta fase se puntualiza el cómo se maneja el organismo estructurado anteriormente.  Lo componen 2 etapas: Dirección (vigilando y respondiendo al ¿Cómo se está haciendo?) y Control (dando respuesta a la pregunta ¿Cómo se realizó?)

 

A continuación conoceremos cada una de estas etapas.

 


 

 

1.- Planeación

La planeación o planificación es una función ejercida por el cuerpo administrativo de la empresa que abarca la definición de las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes priorizados  para coordinar todas las actividades. Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer. De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para el logro de los objetivos. En el desarrollo de ese plan, se siguen algunos pasos como:

 

  • Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
  • Planteamiento de políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
  • Predefinición de propósitos, alcance, objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo. Enunciando las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
  • Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunas a llevar a cabo, incluyendo acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo. Anticipándose ante diferentes escenarios futuros que permitan modificar los planes basados en los resultados de la etapa de control.
  • Implantar las condiciones de trabajo.

 


 

2.- Organización

 

Consiste en un conjunto de reglas a respetar por el equipo, mediante el cual se coordinan, distribuyen y asignan responsabilidad a las diferentes actividades para lograr los objetivos, a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización eficiente y efectiva de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar. La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada integrante del equipo a la vez con los recursos que posee la empresa.  Las actividades más significativas  de este paso son:

 

  • Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos, habiendo claramente establecidos los requisitos de los puestos.
  • Subdividir las tareas en unidades operativas, con obligaciones específicas a los cargos por departamento.
  • Escoger una potestad administrativa para cada sector, proveyéndola de los materiales y recursos necesarios.
  • Ajustar la organización basado en los resultados del control.

 


 

3.-Dirección

 

Este paso incluye la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo. Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es tratar de lograr mediante la influencia interpersonal (liderazgo, motivación, comunicación) que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos. Las actividades más significativas de este paso son:

 

  • Ofrecer motivación al personal e Influenciar en los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
  • Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones, reconociendo se esfuerzo y considerando sus necesidades
  • Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales, permitiendo la participación en el proceso de decisiones.
  • Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual.
  • Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.

 


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4.-Control

Consiste en el seguimiento y la evaluación del desarrollo general de la empresa mediante la medición de los resultados obtenidos, el análisis de los altos y bajos de su desempeño según lo planificado, para luego basado en los resultados obtenidos, buscar la mejora continua y hacer las modificaciones necesarias para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.  La idea es contrastar lo planeado y lo conseguido para desarrollar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia el logro de los objetivos. Las actividades más importantes del control son:

 

  • Seguir, medir, evaluar y analizar los resultados obtenidos y la operatividad.
  • Contrastar los resultados contra estándares de desempeño y los planes establecidos.
  • Sugerir, definir e Iniciar acciones correctivas.
  • Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
  • Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.

 


 

Importancia del proceso administrativo

 

Este proceso es vital y estratégico para la existencia de la organización y su equipo.  Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera ordenada, eficiente, efectiva y en línea con objetivos y metas claros, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio de la organización. Saber ejercer las acciones enmarcadas dentro del proceso administrativo nos dará un marco de acción efectivo para crecer y prosperar cada día más en nuestra organización.

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